نرم‌افزار، امکان مدیریت نگهداری و تعمیرات امکان مدیریت، ثبت و کنترل فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات روی تجهیزات را فراهم می‌آورد. مدیریت فعالیت‌ها یعنی ایجاد سوابق، ارائه گزارشات و شاخص‌های کلیدی، عملکرد نگهداری و تعمیرات تا مجال تحلیل و تعریف اقدامات اصلاحی به واحد فنی را بدهد. از نکات خیلی مهم در نرم‌افزارهای مدیریت نگهداری و تعمیرات، تجهیز محوری آنها است. در بیشتر سازمان‌های بزرگ به این نکته کمتر توجه شده است و نرم‌افزار مدیریت فعالیت‌ها، عمدتا به یک اتوماسیون گردش کار، تبدیل شده است. عدم طرح‌ریزی مدیریت نگهداری و تعمیرات استاندارد در سازمان‌ها؛ از جمله دلایل عمده‌ای است که باعث شده نرم‌افزارهای نگهداری و تعمیرات به اتوماسیون ساختار سازمانی تبدیل‌شده‌اند. یک نرم‌افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات استاندارد؛ روی ثبت و تولید سوابق دارای مفهوم تاسیساتی و ثبت فعالیت‌های نگهداری‌محور و تعمیرات انجام‌شده بر تجهیزات تمرکز می‌کند تا به واحد فنی، امکان گردآوری داده‌های قابلیت‌اطمینان را بدهد.
مهم‌ترین وظیفه نرم‌افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات استاندارد، گردآوری کلیه اطلاعات و داده‌های فنی اتفاق‌افتاده؛ چه از نظر نگهداری و چه ازنظر تعمیرات فنی بر روی تجهیز می‌باشد که بتوانیم با آنها گزارشات و شاخص‌های کلیدی عملکرد نگهداری و تعمیرات KPI را محاسبه و تحلیل کنیم. اما این محاسبات و تحلیل برای آن است که تا ما با تعریف اقدامات اصلاحی درست بتوانیم طول عمر تجهیزات سازمان را افزایش دهیم یا از استهلاک آنها کم کنیم.
دلیل نیاز مجتمع‌های تجاری به نرم‌افزارهای مدیریت نگهداری و تعمیرات
هر سازمانی در راستای اهداف زیر در حوزه مدیریت نگهداری و تعمیرات باید تلاش کند:
- کاهش هزینه تعمیراتی و فنی سازمان
- افزایش زمان آماده به کاری تجهیزات
- مدیریت دانش فنی و تخصصی پرسنل سازمان
- کاهش حوادث و خطرات کار با تجهیزات سازمان
- افزایش طول عمر تجهیزات و کاهش استهلاک آنها
این موارد وقتی می‌تواند در سازمان محقق شود که شما اطلاعات کافی درباره وضعیت و رفتار تجهیزات داشته باشید و آنها را تحلیل نمایید. یک نرم‌افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات به دنبال گردآوری داده‌ها و اطلاعات درست و بهنگام از رفتار و وقایع تجهیزات است تا بتواند زمینه تحقق اهداف مذکور را در سازمان مهیا سازد.
کاربرد نرم‌افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات
وظایف اصلی و کلیدی یک نرم‌افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات حرفه‌ای و استاندارد به شرح زیر است:
- امکان ثبت سوابق فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات
- برنامه‌ریزی انجام فعالیت‌های تعمیراتی اضطراری و اقدامات اصلاحی
- برنامه‌ریزی انجام فعالیت‌های نگهداری پیشگیرانه PM و نگهداری پیش بینانه PdM
- آرشیو فنی مستندات تجهیزات ازجمله نقشه تجهیز و فرآیند، نحوه راه‌اندازی، نگهداری و تعمیرات
- امکان طرح‌ریزی و استانداردسازی فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات
- تهیه و ارائه انواع گزارشات از فعالیت‌های انجام‌شده و در حال انجام فنی
- مدیریت نیروی انسانی و پیمانکاران فنی سازمان
- تهیه شاخص‌های کلیدی عملکرد مدیریت نگهداری و تعمیرات KPI
- امکان مدیریت پروژه‌های اورهال و تعمیرات اساسی تجهیزات سازمان
- امکان تعیین سطوح دسترسی مختلف به پرسنل فنی و تولید برای بهره‌برداری از نرم‌افزار
نکات طلائی و مهم
ایجاد ساختار سازمانی مناسب: جهت استقرار و استفاده از این نرم‌افزار باید به ایجاد ساختار سازمانی مناسب با استفاده از فعالیت‌های نت اقدام کرد. در این مرحله باید ساختار میزبان این نرم‌افزار شناسایی شود.
- نیروی انسانی: همچنین باید بتوان نیروی متخصص در زمینه برنامه‌ریزی و کنترل این نرم‌افزار را تامین کرد. نبود نیروی انسانی متخصص موجب می‌شود با عدم کنترل تمام و کمال نرم‌افزار مواجه شده و دچار بی‌اعتمادی به نرم‌افزار شویم. در نتیجه نیروی انسانی متخصص از ملزومات است.
- زیرساختارها: همچنین سازمان‌ها و مجتمع‌ها جهت بهره‌برداری از نرم‌افزار NET نیاز به استقرار سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات استاندارد (طرح‌ریزی گردش کارها، فرآیندها، فرم‌ها و …) دارند تا بتوانند زیربنای شبکه، سرور، امکانات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری در سازمان و مجموعه را تجهیز نمایند؛ به تبیین استانداردهای گردآوری داده‌های تجهیزات (کدینگ تجهیزات، تگ‌گذاری، شناسنامه، …) بپردازند و شاخص‌های استقرار و بهره‌برداری را جمع‌آوری کنند.
- نظارت: هر مجتمع پس از به کاربردن این نرم‌افزار باید بتواند سیستم نظارت بر حسن اجرای فعالیت‌های استقرار نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات را اجرا کند.
با توجه به موارد مذکور استفاده از نرم‌افزار نت در مجتمع‌های تجاری و اداری، باعث کنترل عملکرد و کمک به افزایش ایمنی می‌شود. آنچه موجب نگرانی اغلب مالکین و صاحبین مجتمع‌های تجاری شده است؛ اتمام دوره ضمانت و گارانتی خدمات‌رسانی شرکت‌های تامین‌کننده سیستم‌های تاسیساتی است. استفاده از نرم‌افزار نت در مجتمع‌ها کمک می‌کند تا مدیریت ساختارهای تاسیساتی با اطمینان خاطر بالاتری انجام شود.
نرم‌افزارها باید چه مواردی را پوشش دهند؟
نرم‌افزار NET اهمیت ویژه‌ای در عرصه مراقبت و نگهداشت سازمان‌ها دارد؛ زیرا باعث می‌شود مدیران و دپارتمان‌ها راحت‌تر و موثرتر به اهداف اصلی خود دست پیدا کنند. هرچه دارایی‌های فیزیکی و تجهیزات را برای مدت طولانی‌تری بتوان در حال تولید نگهداشت، ارزشی که به وجود می‌آورند بیشتر می‌شود. ادامه تولید پایدار و قابل‌اطمینان به این معنا است که کسب‌وکار شما می‌تواند از مشتریان سفارشات را پذیرفته و آنها را محقق نماید، مطالعات نشان می‌دهد که تعداد زیادی از مدیران مهم‌ترین دلیل انتخاب و استفاده از نرم‌افزار را بالا بردن قابلیت اطمینان سیستم‌های تولیدی و خدماتشان ذکر می‌کنند. این نرم‌افزارها از طریق پوشش موضوعات زیر نقشی بسیار کلیدی در تداوم تولید بازی می‌کنند:
مشاهده‌پذیر شدن دارایی: جریان اطلاعات متمرکزشده در پایگاه داده برای مدیران و تیم‌های نگهداشت این امکان را فراهم می‌کند که تقریباً بلافاصله هنگام خرید دارایی، موقع انجام تعمیر و نگهداری، زمان وقوع خرابی‌ها، هنگام استفاده از قطعات، و به‌محض تغییر در شاخص‌های کارایی و سایر مواردی ازاین‌دست، در جریان کار قرار گیرند. فرآیندهای روان و کارآمد: دستورات کار توسط طرف‌های درگیر قابل‌مشاهده و پیگیری هستند. جزییات کار برای ایجاد هماهنگی در محل‌های اجرا را می‌توان توسط دستگاه‌های موبایل با مراکز عملیاتی به اشتراک گذاشت. توزیع و استفاده از مواد و منابع را می‌توان اولویت‌بندی و بهینه‌سازی کرد.
مدیریت نیروی کار میدانی: مدیریت نیروهای کار داخلی و خارجی می‌تواند پیچیده و پرهزینه باشد. نرم‌افزار NET می‌تواند استقرار تیم‌های داخلی و خارجی را به‌صورت یکپارچه و با هزینه بهینه مدیریت کند. آخرین راهکار‌ها و فناوری‌های بکار گرفته‌شده در EAMها پیشرفت‌های قابل‌توجهی در ارتباطات، فعالیت‌های موبایل، واقعیت افزوده ایجاد کرده که در حال ایجاد تحولات بسیار وسیع در عملیات است.
نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه PM: داده‌های این نرم‌افزار می‌تواند عملیات نگهداشت را قادر سازد از یک وضعیت واکنشی به رویکردی پیش اقدام حرکت کند. داده‌های حاصل از فعالیت‌های روزانه و همچنین سنسورها، کنتورها و دیگر ابزارهای IoT می‌تواند در مورد فرآیندها و دارایی‌ها آگاهی فزاینده‌ای ایجاد کند که پیش از وقوع خرابی یا کاهش عملکرد تجهیز بتوان هشدارهای کافی و اقدامات پیشگیرانه مناسبی را برنامه‌ریزی کرد.
پایداری عملکرد و انتقال دانش: مستندات، کتابچه‌های راهنمای تعمیرات و رسانه‌هایی که فرآیندهای نگهداری و تعمیرات را ثبت و ضبط می‌کنند را می‌توان سروسامان داد؛ به‌طوریکه به‌سرعت بتوان مستندات هر تجهیز را بازیابی کرد. ثبت و حفظ این دانش، روش‌های اجرایی و جزییات مهارتی را به وجود می‌آورد که عملکرد پایدار و باکیفیت بالا را ممکن می‌کند؛ همچنین باعث حفظ دانشی می‌شود که بتوان به نیروهای تعمیراتی جدید انتقال داد؛ و نیز موجب می‌شود از طریق کارکنانی که از سازمان خارج می‌شوند از دست نرود.
مدیریت انطباق: ممیزی‌های مربوط به انطباق با مقررات و استاندارد‌ها می‌تواند به‌طورکلی برای سازمان‌های وابسته به تجهیزات و نگهداری و تعمیرات دردسرساز باشد. اما داده‌هایی که در نرم‌افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS ثبت و ضبط می‌شود می‌تواند با تولید گزارشات و پاسخ‌های متناسب با خواسته‌های ممیزی، فرآیند ممیزی را به‌صورت تصاعدی آسان‌ترند.
بهداشت، ایمنی و محیط‌زیست HSE: در راستای مدیریت انطباق، سیستم‌های CMMS و EAM گزارشاتی مختص شاخص‌ها و ملاحظات ایمنی، بهداشت و محیط‌زیست می‌نمایند. در این خصوص اهداف سیستم شامل کاهش ریسک و حفظ محیط عملیاتی ایمن می‌شود. CMMS و EAMها می‌توانند اطلاعات لازم برای تحلیل حوادث یا پیشامدهای تکراری، ردیابی حوادث ، اقدامات اصلاحی و مدیریت تغییر فرآیند را تأمین کنند.
توانایی‌های موبایل
تکنسین‌های نت بیشتر وقت خود را در خارج از دفاتر کاری گذرانده و صرف تعمیر ماشین‌آلات و تجهیزات می‌کنند؛ به همین دلیل است که دسترسی بر روی گوشی موبایل امروزه یک ضرورت است. با داشتن یک برنامه NET سازگار با تلفن همراه، تکنسین‌ها می‌توانند بدون نیاز به دستورالعمل‌های کاغذی کار خود را شروع کرده و هنگام انجام آن، مستقیماً جزییات را نیز گزارش کنند، از کار انجام‌شده روی تجهیز عکس بگیرند و در صورت نیاز از همان محل درخواست کمک کنند. برنامه‌های تلفن همراه که از حالت آفلاین هم پشتیبانی می‌کنند، این به‌روزرسانی‌ها را حتی بدون اتصال اینترنت نیز در خود ذخیره کرده و به‌محض متصل شدن داده‌ها را انتقال می‌دهند.
سهولت کاربری و مدیریت نرم‌افزار
نرم‌افزاری مانند NET فقط درصورتی‌که توسط کارکنان شرکت مورداستفاده قرار بگیرد می‌تواند به بهبود عملکرد نگهداری و تعمیرات کمک کند. اگر یادگیری چگونگی استفاده از نرم‌افزار پیچیده یا وقت‌گیر باشد، امکان استفاده از ظرفیت‌های نرم‌افزار ممکن نخواهد بود. این نرم‌افزار کاربر را همیشه در نظر داشته و نرم‌افزاری ساده، قابل‌لمس و با کمترین ویژگی‌های غیرضروری است. تمامی بخش‌های NET باید آسان باشد، از ورود به سیستم تا مشاهده فعالیت‌ها، درخواست و تائید کار، انجام کار، واردکردن داده، استفاده از گزارشات و غیره. خلاصه اینکه بهترین NET، نرم‌افزاری است که به نیروهای تعمیرات این امکان را بدهد که وقت خود را به‌جای کشف چگونگی کار با نرم‌افزار، صرف نگهداری و تعمیرات کنند
یکپارچه‌سازی نرم‌افزار NET
بسیار مهم است که نرم‌افزاری مانند NET را بتوان با سایر سیستم‌های مورداستفاده شرکت یکپارچه کرد. وقتی‌که تمامی نرم‌افزارها به‌صورت یکپارچه باهم در ارتباط باشند، تیم نت و بقیه سازمان قادر به جمع‌آوری، آنالیز و استفاده از داده‌ها هستند در غیر این صورت اختیاری برای تصمیم‌گیری‌های هوشمند ندارند. نرم‌افزار NET طیف گسترده‌ای از یکپارچه‌سازی در سازمان را پوشش می‌دهد و درنتیجه استفاده از آن برای استفاده ترکیبی با سایر برنامه‌های سازمان ساده بوده و تجربه شیرینی را به وجود می‌آورد.
مشارکت و پشتیبانی از نرم‌افزار پس از دوران پیاده‌سازی:
بسیاری از شرکت‌های ارائه‌دهنده برنامه‌های NET، تیم‌های نت را هنگام آموزش اولیه و پیاده‌سازی این نرم‌افزار در سازمان همراهی و راهنمایی می‌کنند؛ اما پشتیبانی شرکت آفتاب تجارت سامان تنها در دوران پیاده‌سازی محدود نیست؛ و این پشتیبانی از طریق یک برنامه بلندمدت برای موفقیت در کلیت نگهداری و تعمیرات ادامه می‌یابد. این همکاری پس از پیاده‌سازی نرم‌افزار تضمین می‌کند که بتوان دستاوردها را پیگیری نموده، آنها را گسترش داده و بتوان بر مشکلات و موانع احتمالی فائق آمد.
